桑原事務所ニュース Vol.24 ISO規格と整理整頓

ISOという規格について少しお話いたします。弊所が取得を目指しているのはISO27001という情報管理にかかる認証になりますが、情報管理の他にもISOは次のような種類があります。
環境に対して：ISO14001（環境マネジメントシステム）
食品安全に対して：ISO22000（食品安全マネジメントシステム）
医療機器に対して：ISO13485（医療薬事製品製造販売マネジメントシステム）
航空機に対して：ISO9100（航空宇宙機器マネジメントシステム）
交通安全に対して：ISO39001（道路交通安全マネジメントシステム）
学習機関に対して：ISO29990（学習サービスマネジメントシステム）
などなど・・・。日本人の国民性かもしれませんが、このような外部から評価を受ける制度を積極的に活用する傾向があり、たとえISO規格がなくなったとしても、外部の評価を受ける第三者認証制度は生き続けるのでしょう。上記のISO規格では、業務の内容は異なっていても共通している項目も結構あり、文書管理もその中の一つです。

1990年代から現在までのパソコン普及に伴い、電子データ化は進んできましたが、依然として書面を利用する場面も多く、データと書類の両方での文書管理が求められています。

その文書管理を『整理・整頓・清掃・清潔・躾』の５Ｓで考えると、

①整理…要るものと要らないものを仕分けして、要らないものを捨てること
②整頓…どこに何があるか明確にし、必要な時にすぐに取り出せるようにすること
③清掃…きれいにすること
④清潔…きれいな状態を維持すること
⑤躾　…ルールを守るように教育すること

が求められていますが、５Ｓが出来ていないと…

「必要な文書がどこにファイルされているかわからない」
「肝心な時に見つからず、探すのに時間を浪費する」
「廃止文書を誤って使用してしまう」

こんな事が起きてしまうおそれがあります。

「だれか◯◯持ってないかねぇ？」「△△の書式はどこに保管してるの？」など、小生も管理が得意な方ではないので、スタッフには迷惑をかけてしまっています・・・。しかしながら、身近な所でも５Ｓは実行できるはずですし、認証取得を目指すからには、改善が必要なところはキッチリと改めなくてはなりません。これを機に机の周りとパソコンの中身は常にスッキリとした状態を維持するようにします。皆さんはこのようなことはないと思いますが、身の回りの書類やＰＣ内のフォルダの整理は、定期的に「気合いを入れて」整理整頓されることをお奨めします。